Conseil Web Social

Beaucoup d’entreprises sont séduites par les promesses du 2.0 en entreprise en termes de performance, innovation et satisfaction des employés mais se demandent comment procéder.

Faut-il tout changer : management, organisation, valeurs de l’entreprise pour pouvoir bénéficier de ces retours positifs? Sinon il y a-t-il une méthodologie qui permette une certaine progressivité ?

Nous pensons que la marche forcée ne produit aucun résultat durable en termes d’accompagnement du changement dans le cadre de ces projets mêlant IT, management et RH mais qu’au contraire il faut donner du temps au temps. Donc oubliez le switch magique off-on qui vous permettrait de passer d’une forme d’entreprise à une autre avec l’aide d’un changement d’outils et quelques signes du changement par un bon plan de communication !

Au passage il existe une exception pour les entreprises qui viennent de se créer, elles peuvent bien entendu bénéficier directement des avantages du 2.0 comme système de communication, d’information et de partage si ces usages sont alignés sur ses valeurs et mode de fonctionnement.

Pour les autres la première étape est de commencer à faire du neuf avec du vieux !

Moderniser son intranet

Votre intranet date peut-être de la première génération, plus outil de communication que de partage, pourtant il peut encore vous servir afin de tester la pertinence des nouveaux usages que vous envisagez de promouvoir avec le prochain. Vous avez certainement la possibilité d’autoriser des commentaires sur vos pages, voire les votes ou les sondages…Autant de touches du changement à venir qui positionnera les salariés non pas comme de simples consommateurs d’information mais aussi des producteurs, non pas comme un public captif mais un public à fidéliser et à écouter.

Cela ne doit pas tourner au simple test de fonctionnalité mais répondre à un objectif précis, pourquoi avez-vous besoin d’entendre l’expression des salariés ? Mesurer la pertinence de certaines idées ? Détecter la qualité du dialogue social ? Permettre d’enrichir un plan d’action ? Organiser un événement ?

Bien souvent l’intranet n’a jamais été poussé dans ses derniers retranchements et c’est plus l’attrait du nouveau qui guide vers le lancement d’un RSE en pensant que « ce sera plus facile » d’attirer les salariés dessus. Travailler vos contenus, changer la façon d’écrire sur votre intranet et donner envie à vos salariés de réagir peut se faire dès maintenant.

A cette étape vous sensibilisé l’ensemble de vos salariés aux enjeux des réseaux sociaux internes comme externes et commencez à travailler avec les différents métiers sur les opportunités qu’ils pourraient trouver dans ces nouveaux usages. Vous avez une posture 2.0 dans une coquille 1.0

La seconde étape est de passer à un autre outil quand vous avez identifié que votre intranet même boosté devient un frein à vos projets de travailler autrement grâce aux outils de partage et collaboration en ligne.

Un réseau social dédié à l’efficacité des process

Ce billet ne rentrera pas dans la distinction à faire nécessairement suivant la taille des entreprises et de façon hypothétique se base sur des entreprises de plus de 1 000 personnes, seuil en dessous duquel les intranet sont rares. A partir de ce niveau et plus la taille de l’entreprise augmente plus les risques de voir les intranets comme les RSE se multiplier sont élevés si il n’y a pas une gouvernance affirmée.

Les retours d’expérience sont assez clairs, qu’ils proviennent de France ou d’ailleurs sur la difficulté de lancer efficacement un réseau social avec des seules communautés spontanées.

Je vous recommande de lancer un réseau social transversal mais dans cette seconde étape s’appuyant sur des process ou des métiers avec une gouvernance et une animation forte. Ce réseau social va venir appuyer des process RH ou autres qui peuvent s’améliorer en bénéficiant d’une couche sociale ou conversationnelle : Mobilité, intégration des nouveaux embauchés, gestion des talents, innovation marketing, risques psychosociaux, formation…

Chaque communauté doit s’appuyer sur un cadre de fonctionnement comportant les mêmes critères et répondre à des objectifs identifiés de progression de la qualité, efficacité ou de la réactivité des services. Ce n’est pas tant le nombre de communautés ni de personnes inscrites mais bien les résultats obtenus qu’il faut mesurer pour juger de la pertinence du réseau social.

Vous avez commencé à modifier vos critère d’appréciation du personnel ainsi que les formations pour les managers afin d’y inclure leur apport à l’amélioration des différents process dont ils sont responsables au travers de leur publication ou celles de leurs équipes. Vous avez établi des chartes d’usages et un guide externe d’usage des réseaux sociaux.

La troisième étape nous permet d’atteindre la pyramide de Maslow elle répond à l’attente des salariés de pouvoir exprimer leur talent, leur engagement et pourquoi pas leurs rêves :

Un réseau social pour la performance sociale

Vous avez franchi les deux premières étapes et commencé à changer votre culture en même temps que vous obteniez des résultats, plus d’autonomie, de responsabilité, de transversalité, de reconnaissance. Cela a changer le regard que portait les managers sur leurs équipes et vous a permis naturellement de faire évoluer les fonctions managériales du command & control vers du soutien, du sens, de la facilitation à permettre à chacun d’exprimer au mieux son potentiel au sein de l’entreprise.

Cerveau droit/cerveau gauche

Il est temps de franchir la dernière étape celle de l’accomplissement personnel et du sens social de nos actions. Vous avez réussi à emmener tout le monde sur du pur rationnel en s’adressant avant tout à leur cerveau gauche. Vous avez optimisé, rationnalisé et ainsi permis de développer de l’efficacité, de la professionnalisation. Vous avez fait vos preuves et il est temps de débloquer désormais les énergies individuelles en faisant rêver tout le monde et en donnant à chacun les clefs de sa propre motivation. Adressez-vous au cerveau droit des salariés !

Le réseau social à ce niveau est celui du dialogue social, du bien-être au travail, de la possibilité de partager pour chaque salrié ce qui lui plairait de faire dans l’entreprise ou comment il souhaiterait pouvoir travailler. Vous faite alors tomber les barrières de votre réseau social suffisamment mature afin de permettre aux salariés d’en faire un outil au service de leurs aspiration professionnelles, de leur besoin de reconnaissance sociale.

Votre rôle d’animation est crucial pour la réussite de ce niveau et repose sur des principes managériaux, RH comme des principes de community management, d’incentive et tout cela sans oublier la gouvernance ni diminuer la partie efficacité des process.

Votre politique RH est désormais orientée pour développer la performance sociale au travers des formations, de la détection des potentiels et de la recherche de l’engagement des salariés en leur donnant l’autonomie et la confiance suffisante pour qu’ils se réalisent pleinement au travers de leur travail.

Et vous à quelle étape en êtes-vous ? Une autre peut -être ?

Article paru dans Actuel-RH

 » exceller à vaincre sans lutter, exceller à convaincre sans parler, faire venir spontanément sans appeler, réaliser parfaitement dans une apparente inertie. »

Dernièrement nous avons eu une suite d’annonces de cabinets d’avocats et d’éditeurs de solutions de protection des données (firerwall, contrôle d’IP…) qui semblent considérer que tout salarié est un dangereux criminel en puissance ou un oisif qu’il conscient de surveiller étroitement pour qu’il ne vole pas des heures de travail à l’entreprise.

Le message qui est passé est entièrement à charge contre l’accès par les employés aux réseaux sociaux et à lire ces pseudo analyses quantitatives on en viendrait à se dire que le cout des réseaux sociaux est un risque pour la survie de l’entreprise.

A l’opposé on a aussi des syndicats ou des salariés qui ne comprennent pas que l’employeur est en droit de leur demander si l’utilisation de leur liaison à internet pour des raisons personnelles ne nuit pas à leur travail ou même à l’entreprise du point de vue de la performance et de l’image.

On voit bien que nous avons deux excès qui conduisent d’un côté à une charte babelée et de l’autre à une absence de tout code ou recommandations qui créé ainsi le terrain propice à, la découverte des limites par un jeu d’essai-erreurs qui peut s’avérer redoutable.

Les entreprises devraient déployer les deux supports permettant d’une part d’assurer leur protection et d’autre part de saisir les opportunités des réseaux sociaux avec une position relativement neutre.

La charte doit être pensé de manière simple et pratique et s’appuyer sur le règlement intérieur pour être opposable aux salariés qui enfreindraient de manière délibérée ou avec une volonté de nuire. Elle n’a pas vocation à tout prévoir ni non plus à tout expliquer. Elle est le reflet de la position juridique qui protège aussi bien l’entreprise que les salariés d’abus éventuel.

La charte ne vous permettra nullement de saisir les opportunités du web social mais le guide peut vous y aider grandement. Un guide co-construit dans une démarche participative permet à la fois de répondre avec précision aux demandes des salariés sur les usages possibles, recommandés, encouragés ainsi que de sensibiliser l’ensemble des salariés à ces nouveaux usages.

Le guide répond à un devoir de responsabilité de l’entreprise vis-à-vis de ses stakeholders mais aussi de ses salariés en tant que citoyen. Car en effet le guide aborde les pratiques des salariés aussi bien sous l’angle professionnel que personnel et permet d’ailleurs de réfléchir sur les limites qu’il convient de poser pour les salariés entre ces deux postures qui sont de plus en plus interpénétrées.

Le schéma ci-dessous est une ébauche des différents points à prendre en compte et d’une certaine logique des deux approches qui doivent être complémentaires.

Le guide complète la charte en s’attachant à rentrer dans le détail des différents usages et en mettant en avant les bonnes pratiques comme celles à risque de manière didactique et pratique. Le support de contenus rich média est bien évidemment un plus, tout autant que la possibilité d’avoir un espace sur intranet pour permettre aux salariés de partager leurs interrogations ou expériences ainsi que nouvelles demandes de conseils.

L’équilibre entre la charte et le guide peut permettre de les faire jouer le rôle de levier et amener à un engagement de certains salariés sur les réseaux sociaux dans un rôle d’ambassadeur de leur entreprise.

Se limiter à l’aspect contrôle et répression ne vous protégera pas de l’ensemble des risques évoqués dans le graphique mais vous privera de l’appui de vos salariés sur le web si vous les traitez avec un regard uniquement négatif et suspicieux.

En ce qui concerne le temps passé au travail sur les réseaux sociaux pour des raisons personnelles d’une part les chiffres mentent puisqu’ils vont enregistrer par exemple une connexion à Facebook mais seront incapable de dire à quel moment vous mettez à jour un statut personnel et à quel autre vous faites de la veille sur des pages de concurrents.

De plus les études récentes montrent que la charge cognitive des salariés du savoir est de plus en plus importante et que sans possibilité de faire des pauses courtes on va droit à l’épuisement et aux risques d’erreurs qui en découlent.

Nous allons vers de nouvelles frontières, plus poreuses, entre temps personnel et temps professionnel qu’il convient d’accompagner pour ne pas rajouter du stress mais ne pas non plus laisser au seul salarié la responsabilité d’y trouver un nouvel équilibre.

Enfin pas de bonne charte, ni guide, sans un travail transversal et une gouvernance partagée.

Partagez-vous cette approche ? Quels compléments seraient à introduire ?